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文旅行业会议案例

文旅行业会议接待案例1、与甲方沟通会议内涵以及会务策划沟通会议日期、会议天数、酒店房间、会议室容量需求、媒体需求、特色餐饮、接送机场等;2、细节协调在此阶段,我们将与委托方进行初步沟通,并就委托方的一些关心点提出预案供选择、按照甲方所要求的标准,严格掌握所推荐合适的会议型酒店级别、餐饮场所及与预算相适应的菜谱、会议交通流程、接待流程等
会议接待
文旅行业会议接待案例


1、与甲方沟通会议内涵以及会务策划

沟通会议日期、会议天数、酒店房间、会议室容量需求、媒体需求、特色餐饮、接送机场等;

2、细节协调

在此阶段,我们将与委托方进行初步沟通,并就委托方的一些关心点提出预案供选择、按照甲方所要求的标准,严格掌握所推荐合适的会议型酒店级别、餐饮场所及与预算相适应的菜谱、会议交通流程、接待流程等。

3、实地参会地点考察

在双方进行多轮沟通交流后,我执行安排所预订的级别提供的酒店、会议场地、环境、交通车辆及所需的设备细节等等,并在此阶段就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等内容进行深入探讨,大致明确双方的责任与义务。

4、确定流程及双方义务

我们得一一推敲设想得流程及预案,尽可能把方案细化,然后以书面的形式确认双方义务与责任,并签署相关服务协议。

5、会务执行

1)、会议接站
会议报到当天,安排全天候接站,机场设立两块醒目接站牌,一块设在正门出站口,一块设在提取行李出口处。个别特殊情况会员晚班机或者航班延误等情况,做好记录,掌握好调整后的航班时刻进行接机工作。

2)会议报到
1、在酒店大堂设“报到处”、“签到处”。
2、报到登记时,按照甲方要求,对参会会员填写姓名、单位、职务、身份证号码、电话、入住天数、房间号、考察线路、回程机票信息等。
3、提醒代表贵重品免费寄存总台、保管好个人财物,耐心、细致地解说会议报到须知及有关事宜,及时妥善处理好代表要求。
4、根据会务组要求传达通知、指示,准确发放会议资料、纪念品、餐券、考察乘车券。
5、代表报到后,由行李员引导入住。
6、当天打印会议通讯录并与会务老师校对,及时发给代表。
7、会务组24小时有专职会议,随时接待安排参会代表。

三、会议期间
1、要求酒店落实叫早服务。
2、准确统计用餐人数并安排代表用餐,及时解决会议期间临时发生的问题,确保会议正常进行。
3、会议室布置情况落实、茶歇情况,自助餐标准等。
4、安排好旅游考察险种、落实返程机、车票的登记。
5、及时统计票务预订情况、考察人数、行程立即同旅行社计调反馈。
6、与酒店公司财务人员协调好票据的开取。
7、准备统计返程的人数、时间、日期、确定代表返程。
8、会议结束、会议结算工作

为了保护内部资料以及个人信息安全,我公司仅展示介绍合作部分内容,具体业务咨询客服谢谢理解!

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